WBS program a wykorzystanie szablonów w planowaniu zakresu prac

Przy większych projektach sam opis zakresu prac szybko przestaje wystarczać. Na początku zadania mogą wydawać się niezbite, jednak wraz z pojawianiem się kolejnych etapów nie najłatwiej określić, co z dokładnością trzeba wytworzyć, w jakiej kolejności i gdzie kończy się odpowiedzialność za określony fragment projektu. Pomocna jest w tym struktura Work Breakdown Structure, która przedstawia zakres przedsięwzięcia w układzie hierarchicznym.

Najwyżej znajduje się cały projekt, niżej jego główne części, a następnie coraz bardziej szczegółowe elementy. W praktyce ważne jest nie tylko samo utworzenie takiego schematu, ale również uwarunkowanie adekwatnej głębokości podziału. Jeżeli zadania zostaną rozpisane zbyt ogólnie, późniejsze planowanie może być nieprecyzyjne. Z kolei bardzo drobiazgowa struktura może wymagać ciągłego porządkowania i aktualizacji.

Przy tworzeniu WBS coraz częściej wykorzystywany jest On-line WBS creator, ponieważ praca nad strukturą odbywa się wprost w przeglądarce. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy projekt jest rozwijany przez kilka osób albo jego zakres jest regularnie zmieniany. W takim środowisku łatwiej przesuwać elementy, tworzyć kolejne poziomy i poprawiać nazwy bez przebudowy całego dokumentu od początku. Z doświadczenia przy planowaniu projektów wynika, że zwłaszcza dużo przeróbek pojawia się na wczesnym etapie, kiedy zespół dopiero ustala zakres odpowiedzialności. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, czy struktura pozostaje czytelna również po wielokrotnym modyfikowaniu. Sam wygląd diagramu nie jest najważniejszy. Znacznie większe znaczenie ma to, czy osoba analizująca projekt potrafi bez dodatkowych wyjaśnień zrozumieć współzależności między poszczególnymi elementami.

W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć przydatne może być WBS software wyposażone w funkcje wykraczające oprócz samo tworzenie hierarchii. Takie rozwiązania mogą pozwalać na przypisywanie informacji do konkretnych elementów, oznaczanie odpowiedzialności, dodawanie opisów czy eksportowanie przygotowanej struktury do innych formatów. Trzeba jednak uważać, aby dodatkowe możliwości nie przesłoniły podstawowego celu WBS. Struktura podziału prac służy przede wszystkim określeniu zakresu, a nie zastępuje harmonogramu, budżetu czy szczegółowego systemu zarządzania zadaniami. W małym projekcie rozbudowane funkcje mogą być wręcz zbędne, jednakże przy większej liczbie etapów możliwość szybkiego filtrowania i edycji może posiadać praktyczne znaczenie. Wyselekcjonowanie rozwiązania powinien zatem wynikać ze sposobu prowadzenia konkretnego projektu, a nie z liczby dostępnych opcji.

Podobne kryteria dotyczą wyboru narzędzia określanego jako WBS program. Przed rozpoczęciem pracy warto ustalić, kto będzie korzystał z przygotowanej struktury, jak często będzie ona zmieniana a także czy informacje z WBS będą w późniejszym czasie wykorzystywane w innych dokumentach. Znaczenie moraz sposób zapisywania kolejnych wersji, ponieważ podczas realizacji projektu zakres prac może się przerabiać, a wcześniejsze ustalenia nadal mogą być potrzebne do porównania. Istotne jest także rozróżnienie między rezultatem projektu a czynnościami prowadzącymi do jego osiągnięcia. Dobrze uporządkowana struktura powinna pokazywać cały zakres bez przypadkowego dodawania zadań niezwiązanych z zasadniczym celem. W praktyce właśnie na tym etapie na prawdę często ujawniają się pominięte prace, niejasne granice odpowiedzialności albo elementy wymagające dodatkowego doprecyzowania.

Polecamy: Online WBS creator.