Migracja danych podczas zmiany systemu informatycznego na rozwiązanie Comarch

Planowanie pracy przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia wielu zależności, które nie zawsze są widoczne na 1-szy rzut oka. Opóźniona dostawa może wpłynąć na realizację zamówienia, a błędnie przypisany koszt przemienić wynik finansowy danego okresu. Gdy liczba operacji rośnie, ręczne przekazywanie informacji między działami staje się trudniejsze do kontrolowania.

W takich warunkach znaczenie zyskuje sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania wykorzystywane w różnorakich obszarach działalności, między innymi w sprzedaży, finansach, zarządzaniu zasobami i obsłudze procesów administracyjnych. Przy ocenie takiego narzędzia warto zwrócić uwagę nie tylko i wyłącznie na listę funkcji, ale także na codzienne zadania, które mają być realizowane za jego pomocą. Inne potrzeby będzie miała firma realizująca dużą liczbę niedużych zamówień, a inne przedsiębiorstwo prowadzące produkcję na podstawie indywidualnych zleceń. Różnice dotyczą zarówno sposobu rejestrowania operacji, jak i zakresu informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

Istotnym elementem organizacji danych jest ich powiązanie z konkretnymi procesami. Comarch ERP obejmuje systemy przeznaczone do zarządzania różnymi obszarami przedsiębiorstwa, przy czym dostępne funkcje zależą od wybranego rozwiązania oraz jego konfiguracji. W praktyce istotne jest zobowiązanie, w którym momencie powstaje dokument, kto odpowiada za jego sprawdzenie i jakie kolejne czynności są od niego zależne. Przykładem może być obsługa reklamacji. Sam zapis zgłoszenia nie wystarcza, jeżeli powinno się jeszcze sprawdzić historię sprzedaży, dostępność części, sposób rozliczenia oraz status podmiany towaru. Podobne zależności występują przy planowaniu zakupów i testom należności. System może porządkować wymianę tych informacji, niemniej jednak nie zastępuje zasad określających, kto podejmuje decyzje i na jakiej podstawie. Powinno się też uwzględnić ograniczenia wynikające z integracji z zewnętrznymi narzędziami. Jeżeli dane są przekazywane między różnymi aplikacjami, trzeba określić częstotliwość ich aktualizacji, zakres przesyłanych pól oraz sposób postępowania w razie błędu.

Przygotowanie nowego środowiska informatycznego wymaga przeanalizowania dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Wdrożenia Comarch mogą obejmować konfigurację modułów, przenoszenie danych, ustalanie uprawnień a także sprawdzanie przebiegu wybranych operacji. Jednym z częstszych problemów jest rozbieżność między formalnym opisem procesu a sposobem, w jaki faktycznie wykonują go pracownicy. Przykładowo dokument może być zatwierdzany w kilku miejscach, mimo że obowiązująca procedura przewiduje jedynie jeden stopień akceptacji. Przed odwzorowaniem takiego procesu w systemie należy ustalić, czy dodatkowe czynności są uzasadnione, czy wynikają z wcześniejszych ograniczeń. Istotne jest także przygotowanie danych do migracji. Przestarzałe kartoteki, różne nazwy tych samych towarów i brak jednolitych oznaczeń mogą utrudnić szukanie informacji oraz tworzenie zestawień. Przeniesienie wszystkich zapisów bez wcześniejszej sprawdzeniu nie za każdym razem jest odpowiednim wyjściem. Zakres migracji powinien uwzględniać potrzeby operacyjne, wymagania dotyczące dokumentacji i sposobów techniczne. Po konfiguracji należy przeprowadzić testy na rzeczywistych przykładach, w tym na sytuacjach niebanalnych, które mogą ujawnić problemy niewidoczne podczas sprawdzania standardowych operacji.

Zmiany w sposobie pracy wymagają też ustalenia zasad kontroli i obsługi błędów. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, jak poprawić nieprawidłowy zapis, gdzie sprawdzić status dokumentu i do kogo zgłosić problem, którego nie mogą rozwiązać samodzielnie. W przeciwnym razie część informacji może być zapisywana poza systemem, np w arkuszach albo wiadomościach, co z czasem prowadzi do powstawania kilku wersji tych samych danych. Znaczenie ma także kontrola uprawnień, szczególnie gdy system obsługuje dane finansowe, kadrowe lub handlowe. Dostęp powinien odpowiadać zakresowi zadań, a zmiany wprowadzane przez użytkowników muszą podlegać przyjętym zasadom ewidencji. Osobnym zagadnieniem jest utrzymanie systemu po zakończeniu prac wdrożeniowych. Aktualizacje, zmiany organizacyjne i nowe wymagania dotyczące raportowania mogą powodować konieczność przemian ustawień albo sposobu obsługi procesów. Przydatnym punktem odniesienia są regularnie analizowane wskaźniki, takie jak liczba błędnych dokumentów, czas realizacji zamówień czy częstotliwość ręcznego poprawiania danych. Pozwalają one sprawdzić, które elementy wymagają następnej analizy, bez zakładania z góry, że samo wdrożenie rozwiąże wszystkie trudności organizacyjne.

Sprawdź również informacje na stronie: comarch oprogramowanie księgowe.