Program do archiwizacji dokumentów a tworzenie kopii przechowywanych plików

Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwyczajne katalogi na dysku, lecz po kilku latach niełatwo przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Problemem nie jest jedynie liczba plików.

Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania a także fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, jednakże sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga mały dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.

W praktyce na prawdę dużo uwagi wymaga określenie informacji, według których dokument będzie później wyszukiwany. Sama nazwa pliku często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Powinno się jednak zachować umiar. Zbyt sporo pól do uzupełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, szczególnie gdy dokumentów jest na prawdę dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują kłopoty w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto więc najpierw przeanalizować kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy de facto korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej bazie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania też przy większej liczbie plików.

Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie za każdym razem opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach na prawdę bardzo często występują kopie, dokumenty przestarzałe, niepełne skany oraz materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może jedynie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednakże stopień skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto też ustalić, czy papierowy oryginał nadal ma być przechowywany a także kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad a także przyjętych procedur wewnętrznych.

Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu zadań, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma również sposób tworzenia kopii zapasowych a także sposobność odtworzenia danych po awarii. Warto przedtem sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu albo zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia przemian, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego zaprojektowania. Przyjęte rozwiązania powinny być także okresowo weryfikowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmodyfikować, analogicznie jak liczba dokumentów i wymagania dotyczące ich przechowywania.

Źródło informacji: program do archiwizacji dokumentów.