Podział zadań w procesach obsługi logistycznej przedsiębiorstwa

Przemieszczanie produktów między dostawcami, magazynami i odbiorcami wiąże się z obowiązkiem podejmowania wielu wyborów organizacyjnych. Znaczenie mają między innymi kolejność realizacji zleceń, przystępność pojazdów, rozmieszczenie produktów a także terminy odbioru i dostarczenia przesyłek. W praktyce kłopoty często ukazują się na styku kilku procesów.

Np opóźniony rozładunek może wpłynąć na harmonogram kolejnego transportu, a brak aktualnych informacji o zamówieniu utrudnić przygotowanie adekwatnej ilości towaru. W takich sytuacjach operator logistyczny para się koordynacją wybranych etapów przepływu produktów, mając na uwadze ustalone terminy i ograniczenia operacyjne. Jego zadania mogą obejmować planowanie przewozów, organizację pracy magazynu, kontrolę dokumentów a także monitorowanie realizowanych dostaw. Zakres zadań uzależniony jest od przyjętego modelu współpracy i rodzaju obsługiwanych ładunków.

Ważnym elementem procesów magazynowych jest sposób zarządzania przestrzenią. Nie chodzi jedynie o liczbę dostępnych miejsc składowania, ale także o ich rozmieszczenie i dostosowanie do charakteru produktów. Towary o ogromnej rotacji wymagają innego podejścia niż zapasy przechowywane przez dłuższy czas. Znaczenie moraz dostęp do stref przyjęć, pakowania i wydań, ponieważ niewłaściwe rozplanowanie tych wycinków może powodować dodatkowe przemieszczanie produktów i utrudniać pracę. Usługi logistyczne obejmują w tym zakresie w głównej mierze przyjmowanie dostaw, sprawdzanie zgodności ilościowej, ewidencjonowanie zapasów, kompletowanie zamówień oraz przygotowanie przesyłek. W współzależności od rodzaju działalności dochodzi do tego kontrola numerów partii, dat przydatności lub numerów seryjnych. Każda z owych informacji może mieć znaczenie przy późniejszej identyfikacji produktu, obsłudze reklamacji lub podejmowaniu pochodzenia dokładnie sprecyzowanej dostawy.

Przekazanie części zadań podmiotowi zewnętrznemu zmienia sposób organizacji pracy wewnątrz przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może dotyczyć pojedynczego obszaru, np transportu, albo obejmować kilka powiązanych czynności, w tym magazynowanie i przygotowanie zamówień. Przed postanowieniem zakresu takiej współpracy należy określić, kto odpowiada za aktualizację danych, kontrolę stanów magazynowych i przekazywanie informacji o zmianach w zamówieniach. W praktyce zwłaszcza istotne są sytuacje, których nie da się całkowicie przewidzieć w trakcie planowania. Należą do nich uszkodzenia opakowań, niezgodności w dostawach, błędne etykiety czy nagłe zmiany terminu odbioru. Warto wcześniej ustalić sposób zgłaszania takich zdarzeń a także zasady podejmowania wyborów dotyczących następnej obsługi towaru. Bez tego dosłownie prosta niezgodność może zatrzymać realizację kolejnych zleceń. Znaczenie ma również dostęp do systemów informatycznych, ponieważ różnice między danymi poszczególnych uczestników procesu utrudniają zobowiązanie obowiązującego stanu operacji.

Przy bardziej rozbudowanym zakresie współpracy stosowana jest logistyka kontraktowa, oparta na długoterminowych ustaleniach dotyczących obsługi określonych procesów. Umowa może obejmować nie tylko przechowywanie i wydawanie towarów, niemniej jednak także administrowanie zapasami, pakowanie, znakowanie oraz organizację transportu. Szczegółowe warunki powinny uwzględniać specyfikę branży i przewidywaną liczbę operacji. Inne oczekiwania występują przy regularnych dostawach dużych partii towaru, a inne przy obsłudze wielu małych zamówień składanych codziennie. Istotnym zagadnieniem pozostaje również rozliczanie dodatkowych czynności, które mogą pojawić się w trakcie współpracy. Przykładem jest konieczność przepakowania produktów, zaprojektowania dodatkowej sprawdzeniu lub czasowego przechowania towaru poza standardowym harmonogramem. W umowie określa się również zasady raportowania, odpowiedzialność za powierzone zapasy oraz sposób rozwiązywania sporów dotyczących zaprojektowanych operacji. Takie kwestie mają bezpośredni wpływ na codzienny przebieg pracy i sposób rozliczania poszczególnych etapów obsługi.

Polecamy: transport międzynarodowy Kraków.